プランニングAOJの各試合の準備方法

毎試合、どのような準備をしているのかとよく聞かれる。これは簡単に説明できることではないが、個人的なコストだけでなく、多くの時間が費やされていることは確かだ。

舞台裏 各試合の準備方法

Pulling off a successful event doesn’t just happen overnight. It takes months of planning, coordination, and more than a little stress. While many see the action on the field, what they don’t see is the meticulous groundwork done long before the first game whistle. From finding the right date to budgeting for equipment, how we prepare for each event involves countless moving parts—each one critical to ensuring a safe, enjoyable, and unforgettable experience.

それでは、カーテンを開けて、すべてのプロセスを順を追って説明しよう。

基礎固め： 日程、会場、コミットメント

すべてのイベントは、最も難しい "簡単な "質問から始まる： いつ？ 全員の都合を合わせるのは並大抵のことではない。仕事、学校、家族、その他の義務など、複雑なパズルのようなものです。私たちは通常、給料日、一般的なイベント日、個人的な予定などを調整し、競合を避け、出席者が最大になる日を選びます。特に日本では早めの予約が一般的であるため、1～2ヶ月前から計画を立てることが重要です。

Once a date is settled, venue selection takes center stage. This is where risk management kicks in. Some fields require a minimum number of participants—say 30—or we eat the cost difference. Imagine having 25 people show up. You still pay for 30. That missing 5 people costs more than you’d think. On top of that, fields often book up fast and enforce strict cancellation policies. Some are lenient up to two weeks prior, others lock you in the moment you hit “book.”

だからこそ、細部まで検証する：何人収容可能か？公共交通機関でアクセスできるか、送迎サービスはあるか。トイレ、自動販売機、ランチオプション、日陰の休憩所など、必要なものはあるか？多様なニーズを持つグループを管理する上で、これらは譲れない点だ。全員がお弁当を持ってくるわけでも、運転できるわけでも、フルテンションでプレーできるわけでもない。私たちは、ハードコアな少数派だけでなく、すべての人にフィットする会場を確認します。

イベントそのものを計画する： ロジスティクスとクリエイティビティの融合

フィールドが決まったら、本当の楽しみが始まります。フィールドのレイアウト、ルール、設備などを検討し、当日の構成を決めます。広さ、地形、どのような小道具や道具に対応できるかなど、使用するスペースに合わせてすべてのゲームを調整します。ゲームも観客に合わせる必要があります。私たちは尋ねます： グループは新人が多いのか、それともベテラン選手が多いのか？身体的な制限はあるか？年齢層は広いか？ このような洞察によって、どの試合を行うか、どの程度激しいか、あるいはゆったりとしたスケジュールになるかが決まる。しかし、予約が増えれば変わることもある。25人のベテランの予約があったとして、その後に何人かの新人が加わった場合、新人に対応するためにプランを変更する必要がある。

一般的には、シンプルで馴染みのあるゲームから一日を始める。プレーヤーがウォームアップしてきたら、専用の、あるいはより複雑なシナリオを展開する。小道具がプレイされる場合、それらは完全に機能する必要がある。つまり、何十時間ものコードとテスト、そして時には全面的な再構築を意味する。ゼロから新しいものをデザインする場合は、コンセプトから信頼できるパフォーマンスまで、50時間から100時間かかることもある。

また、テーマや物語を加えることで、その日に「ミッション」や「ストーリー・アーク」を与えることも考えています。このような没入感のあるレイヤーは、私たちのイベントに映画のようなひねりを加え、プレイヤーに何か大きなものの一部であるかのように感じさせます。それは単なる銃撃戦ではなく、体験なのです。

コミュニケーション、プロモーション、試合前管理

これらすべてを計画する一方で、私たちは情報を発信している。早期のプロモーションと予約は不可欠だ。そうすることで、参加者にコミットする時間を与え、損をすることなくフィールドを確保するために重要な最低人数を達成することができる。私たちはイベントページ、ソーシャルグループ、チャットアプリに投稿し、日程、場所、交通手段、ギアレンタルなどの詳細を提供しています。

Once interest builds and we reach our attendance threshold, we contact the venue to finalize booking. This often turns into “email tennis” as we go back and forth confirming numbers, details, and expectations. Two weeks before the game, we submit a list of attendees—sometimes including age, gender, and nationality, depending on the venue’s policies. In rare cases, venues reject attendees who’ve been blacklisted. It’s uncommon but can happen.

少なくとも試合の1週間前には、現地に最終確認のメールを送り、出席者、ピックアップのスケジュール、直前のロジスティックスを確認する。それを過ぎると、変更は難しくなる。時間は刻々と過ぎていき、柔軟性はなくなっていく。もし1週間から2週間前にキャンセルされたとしても、その分の料金を支払わなければならない。

小道具、機材、資金計画

Let’s talk gear. Props take time and technical know-how. Whether it’s a bomb prop or capture-point device, it must be tested and tested again. Electronics fail. Code glitches. Soldering comes loose. One failure can derail an entire game, so backups are a must. We also build in redundancies and sometimes even alter games last-minute if a device misbehaves.

ホワイトボードのペン、無線機、コーン、マーカーテープ、印刷されたルール、電池などだ。特にプレーヤーがカードで支払う場合は、お釣りを出すのに十分な現金が必要だ。ウェブホスティングやカード決済の手数料、道具の修理代、時には代替品のレンタル代もかかることを知らない人も多い。

Budgeting is delicate. We aim to break even—not profit. Ticket prices are calculated to cover the full cost of the event, logistics, parts, website fees and more. If there’s extra left over, it’s reinvested. Usually into things like better props, a planning and briefing whiteboard and even towards things like merchandise. This isn’t a business—it’s a passion project.

試合当日の準備と実行

試合当日のスタートは早い。小道具、管理用品、余分な道具など、すべてを運ぶために車を借りる。日本の自動車保有コストは高いので、レンタカーの方が効率的だ。通常は日の出前に出発する。現地に着いたら、準備をする。最初の選手が到着する前に、すべてを準備する必要がある。

私たちは誰にでも、特に新人には明確に説明する。安全第一です。ゲームのルールを説明し、質問に答え、レンタルや道具の調整のお手伝いをします。ウォーミングアップからクリエイティブなミッション、そしてクライマックスのゲームまで、1日の流れは最高です。

試合がクラッシュすれば、私たちはピボットする。天候が変われば対応する。パニックに陥らず、イベントを中止することなく問題を解決する。

なぜやるのか

では、どのように各試合に備えるのか？心を込めて、さらにスプレッドシートを使って。ストレスがたまる。お金もかかる。でも、選手たちが私たちにフィードバックをくれたり、笑顔で帰ってくれたり、すでに次のイベントのことを聞いてくれたりしたら？それが私たちの勝利です。ゼロから何かを作り上げ、それが人々をひとつにするのを見たときの満足感には、どんな給料もかなわない。それは単なる外出ではない。それは共有された思い出であり、企画に1秒たりとも費やす価値はない。

よくあるご質問

イベントの企画はどのくらい前から始めるのですか？
現場での需要や物流の複雑さにもよるが、通常は約6～8週間前。

チケットの売り上げで利益を得ているのですか？
いいえ。余剰金は小道具、機材、ウェブサイトのホスティング費用、取引費用などに再投資されます。

予約した人数より少なかったらどうなりますか？
私たちは、事前にそのリスクを共有するようにイベントを構成していない限り、個人的にコストを吸収することがよくあります。過去には、無断欠席や直前のキャンセルの追加料金を、自分たちの貯蓄から支払わなければならないイベントもありました。

どんな小道具を使っていますか？
模擬爆弾、キャプチャー・ポイント、テーマ別のミッション・ツールなどの電子装置は、すべて特注品で、使用前に厳密なテストが行われる。

アクセシビリティや多様なニーズへの対応は？
私たちは設備の整った会場を選び、体力や経験によって誰かを排除することのない試合をデザインする。

初心者でも試合に参加できますか？
もちろんです！私たちは歓迎される環境を作り、初心者に優しいセッションから始めて、上達していきます。